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4月20日，国际秘书节。
不过让很多企业的老总感到这一天并不好过的是：他们发现经理人、技术高手好找，但是好秘书难求。一家著名跨国公司的老总甚至表示：如果有好秘书，公司打算要上十几个。 这样的遭遇在很多外企和大型企业中并不鲜见。某中外合资企业人力资源经理刘小姐奔波在很多的人才招聘会上，原因是该公司的“总经理秘书”、“总裁秘书”等3个文秘职位已经空缺3个月了，但直到现在依然“没有找到合适的人选”。 为什么在人们意识中秘书——这个最普通的职位变得如此紧俏？一个好秘书的价值体现在哪里？ 秘书不是“青春饭” 秘书在不少人的眼中是吃“青春饭”的职业，有人曾开玩笑说，中国四十岁以上女秘书的数量，绝对不会比中国大熊猫的数量多。 不过，在欧美，秘书这个职业有点像中国的中医，是越老越吃香很多。在大公司中，很难看到年轻的女秘书，越是级别高的部门，秘书的年龄的就越大，多是40多岁、有教养、有经验的职业女性。 比尔·盖茨在创业之初就聘请了42岁的女秘书露宝。比尔·盖茨在提到当初的创业时总忘不了这位秘书。露宝稳重细致，几乎成为公司的灵魂人物，她和盖茨的无间配合变为微软公司一道独特的风景。而在英国一家有上百年历史的家族式企业中的秘书甚至给家族中的祖孙三代做过秘书。这种秘书，除去忠诚和责任感不说，就凭她的经验和对公司几十年的了解，也应该能给企业年轻的老板很多帮助和照顾。” “对于秘书来说，工作经验是最宝贵的东西。工作的时间越长，见的世面越多，遇到的问题越多，那么，她积累的经验也就越多。经验多，办事的能力就强。秘书工作有两大特点，一是并行的工作多，这边你可能正在整理文件，那边领导可能要求你给客人送水；二是工作的内容变化快，会有很多突发和冲突事件。面对这些，只有经验非常丰富的秘书才能应付自如，知道什么事该先做，什么事可以往后拖拖；知道怎样调整工作日程，以及应对调整后可能出现的各种意外情况。”北森吉松职业规划总监朱伦分析到：“从公司用人的角度来看，随着年龄增长，女性缜密、周到的优点就越发突出，她们比年轻人更善于应变周旋，也更有耐心，用“长袖善舞”来形容一点都不为过。通常一个成功的秘书是没有年龄上限的，干一辈子都没有问题。” 在不久前，某跨国公司招聘一名行政女秘书，前往应聘的有几百人，但最终拿到该公司聘书的却是一名36岁的已婚女性。录用的理由是：公司领导就考虑到日常工作中需要与社会各阶层及政府部门接触，有时还要处理突发问题，因此特别希望生活经验丰富、办事稳重，且年龄在30到35岁的已婚女性来任职。“小姑娘们办事缺乏耐心，有时太冲动，关键时她们也镇不住人。”这位副总说。 管理老板的人 作为世界第一ＣＥＯ韦尔奇的秘书和助手，博得斯基．吉廷斯曾和韦尔奇共事近１５年。虽然没有准确科学的方法来衡量，但是据博得斯基．吉廷斯估计，在接近15年来的过程中，她给杰克·韦尔奇节省了额外的两万小时，这相当于每周增加了一天的工作时间。如果将这一天的时间换算成韦尔奇因此为ＧＥ所创造的价值，不难看出一个好秘书作为“管理老板的人”给企业到来的价值。博得斯基．吉廷斯也曾称自己是一个管理者。而韦尔奇更是指出两人的关系是：她可能在向上管理我，而我或许向下管理她，但大多数时候我们两人在平级管理，就像队友那样。 在美国，秘书往往被人们看成是分身有术的万事通。无论是商界秘书，还是政界秘书，他们除了要具备最一般的文字、外语、计算机技能之外，往往还需具有很强的沟通协调能力和敏锐的洞察力、判断力，在单位的角色可谓举足轻重。而秘书的工作内容，从日程安排、内勤接待、后勤服务到了会议策划、公关服务、出谋献策，范围很广。可以说秘书的职位包含了无数管理的角色——项目经理、协调者、沟通者、给老板提供信息和帮助老板处理大多数信息、并帮助老板处理各种麻烦的人。 按照博得斯基．吉廷斯自己的介绍：每周涌向总裁办公室的材料没有100万字，也有50万字——数以千计的信件、电子邮件、报告、备忘录、简报、互联网材料和各种商业及学术出版物。而她的工作就是在文字的森林里披荆斩棘，就像弯刀穿过丛林——为杰克·韦尔奇首先筛选收到的每个事项。由于韦尔奇的时间太宝贵，除非绝对必要否则不能多接触一张文件、一个项目或问题。而确保里面没有无关紧要的内容可以安排由另一层人员处理的方面。 “因为秘书最重要的和基本的一项工作是需要提前做很多工作，将事件的背景、信息调查清楚，苦读文件，整理内容，审核报告，并且将这些繁杂的信息用最简洁清晰的方式告知老板，从而为领导节约宝贵的时间。”高级秘书课程培训师刘峰谈了自己对好秘书的看法。“因此，一个好秘书应该是一个杂家，最好能做到“无所不知”，只有这样，才能在给你的上司提交你的意见时，不至于发生由于信息缺失而造成的分析判断和预见上的错误。” （责任编辑：晨鸿） |
