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5. 撰写正文 转发邮件时，要及时摘除不适合转发的信息。 在说其他事项前，这条是最重要的。什么是“不适合转发的信息”？简单说，没必要让对方知道的都要删除，而不是你觉得对方知不知道都无所谓的就留着。 推荐去掉所有正文样式。 在有些邮箱（比如 Gmail）选择纯文本，另一些（比如网易邮箱）选择系统默认的字体和字号，不要用奇怪的字体、字号或颜色。 长文字直接写入正文，不要放在附件里。 如果文字带有图表，用（图 1）（图2）等占位符表示图片位置，将配图命名为“图 1.jpg”“图 2.jpg”等插入附件。然后，再配上同样文字的 DOC/XLS/PPT 或者 PDF 格式副本。 在正文开头附上目录。 写完要检查，避免错别字。 对外邮件要用上你知道的各种文明用语。你在和客户或合作伙伴面对面的时候怎么说，就在邮件里怎么写。 6. 附件 要提示收件人查看附件。 邮件正文的副本要放在附件里。 如果是未定稿，采用 DOC/XLS/PPT 格式；如果是定稿，采用 PDF 格式。考虑到某些电脑不支持 DOCX/XLSX/PPTX 格式，保存时要选择兼容模式。 附件超过 4 个要压缩打包。 ZIP 格式压缩包是绝大多数电脑都可以打开的格式。如果你安装了国产压缩软件（比如好压），切记 不要 直接点下一步，保存为它们专属的格式！ 一般不要发布特殊格式的附件。 比如，Xmind 和 Mindmanager 同为思维导图软件，但格式不兼容。不过，它们都可以导出为图片或者 PDF 格式文件。请替收件人着想，他们很可能是在手机上看邮件。 每个职场伙伴在工作中避免不了邮件的日常汇报,那么在发邮件汇报时 知晓越多才能凸显出你自己的才能,让在职场大军脱颖而出。 来源|职场邦
（责任编辑：晨鸿） |
